議事録作成は本当に必要な仕事なのか
会議が終わったあと、多くの人が議事録作成に追われています。
会議時間が1時間だったとしても、その後に30分以上かけて議事録をまとめるケースは珍しくありません。
- メモを整理する
- 発言内容をまとめる
- 決定事項を整理する
- タスクを洗い出す
- 共有用に文章を整える
しかし、本来重要なのは議事録を書くことではなく、会議で決まった内容を実行することです。
そこで活用したいのがChatGPTです。
議事録作成をAIに任せることで、会議後の作業時間を大幅に削減できます。
TimeOpsでは「人間は意思決定に集中し、AIは作業を肩代わりする」という考え方を重視しています。
議事録作成は、まさにAIに任せやすい業務の代表例です。
TimeOpsとは｜なぜ私は「時間を増やすためにAIを使う」のか この記事にて、なぜAIを使うことが有用なのかを解説しています。
なぜ議事録作成に時間がかかるのか
情報を整理する必要がある
会議中は話題が次々と変わります。
そのため、後から整理する作業に時間がかかります。
特に複数人が参加する会議では情報量が多くなりがちです。
文章を整える作業が発生する
メモをそのまま共有できるケースはほとんどありません。
読みやすい文章に修正する必要があります。
この作業だけでも数十分かかることがあります。
決定事項やタスクを抽出する必要がある
議事録で最も重要なのは決定事項と次のアクションです。
しかし会議内容からそれらを抽出する作業は意外と手間がかかります。
ChatGPTで議事録作成を効率化する方法
STEP1：会議内容を文字起こしする
まず会議内容をテキスト化します。
方法としては以下がおすすめです。
- Zoomの文字起こし機能
- Google Meetの文字起こし機能
- スマホ録音＋文字起こしアプリ
- tldvなどの会議録画ツール
文字起こしデータがあれば、議事録作成の大半は自動化できます。
STEP2：ChatGPTへ貼り付ける
文字起こしデータをChatGPTへ入力します。
その際、以下のように依頼します。
「以下の会議内容を議事録形式にまとめてください。決定事項、課題、次回アクションを整理してください。」
これだけで議事録のたたき台が作成されます。
STEP3：フォーマットを整える
さらに以下のような指定も可能です。
- 箇条書きで整理する
- 決定事項を最上部にまとめる
- 担当者別に整理する
- 経営会議向けに要約する
用途に合わせて自由に調整できます。
そのまま使えるプロンプト例
基本版
以下の会議内容を議事録形式でまとめてください。
- 会議概要
- 議論内容
- 決定事項
- 課題
- 次回アクション
営業会議向け
以下の営業会議内容をまとめてください。
- 商談状況
- 顧客課題
- 提案内容
- 今後の対応
- 担当者
営業職の方は、ChatGPTで提案書のたたき台を作る方法も参考になります。
経営会議向け
以下の会議内容を経営層向けに要約してください。
- 重要事項のみ抽出
- 3分で読める内容
- 決定事項を優先表示
- 次回対応を整理
議事録以外にも活用できること
タスク管理への変換
会議内容からToDoリストを作成できます。
例えば担当者ごとのタスク整理も可能です。
タスク管理を効率化したい方は、AIでToDo管理する方法もおすすめです。
会議要約の共有
長い議事録ではなく、要約版だけを共有することもできます。
経営層や関係者向けの報告資料として活用可能です。
メール作成への転用
議事録をもとに会議後のフォローメールを作成できます。
会議内容の共有まで一気に自動化できます。
ChatGPTでメール作成を10分→1分にする方法もあわせて活用すると効果的です。
ChatGPTで議事録を作るメリット
会議後の作業時間を削減できる
最大のメリットは時短です。
従来30分以上かかっていた作業が数分で完了します。
抜け漏れを防げる
AIは会議内容全体を分析して整理するため、重要事項の見落としを減らせます。
フォーマットを統一できる
担当者ごとに議事録の品質が変わる問題も解消できます。
社内で統一された形式を維持しやすくなります。
活用時の注意点
文字起こし精度を確認する
文字起こしデータに誤りがあると、議事録の品質も低下します。
重要な会議ほど確認作業は必要です。
最終確認は人間が行う
AIは整理が得意ですが、最終的な判断は人間が行うべきです。
特に決定事項や数値は必ず確認しましょう。
機密情報の扱いに注意する
社外秘情報や顧客情報を扱う場合は、社内ルールに従って利用してください。
時間創出という視点で考える
議事録作成は重要な仕事です。
しかし、それ自体が成果を生むわけではありません。
成果を生むのは会議で決まったことを実行する時間です。
AIによって議事録作成時間を削減できれば、その分を営業活動や企画立案、顧客対応に使えます。
これこそがTimeOpsの考える「じぶんを使わない効率化」です。
まとめ
- 議事録作成はChatGPTとの相性が非常に良い
- 文字起こしデータがあれば数分で作成できる
- 決定事項やタスク整理も自動化できる
- 会議後のメール作成にも転用可能
- 空いた時間を実行や意思決定に使える
もし毎回の会議後に議事録作成で時間を取られているなら、一度ChatGPTを試してみてください。
30分かかっていた作業が3分で終わるだけでも、年間では大きな時間創出につながります。
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