提案書作成は営業職や企画職にとって避けて通れない業務です。
しかし、
- 提案内容を考える
- 構成を作る
- 文章を書く
この工程には多くの時間がかかります。
実際に提案書作成だけで数時間使ってしまう人も少なくありません。
そこで活用したいのがChatGPTです。
ChatGPTは提案書そのものを完成させるツールではありませんが、「たたき台作成」に非常に優れています。
うまく使えば、提案書作成時間を半分以下に短縮することも可能です。
今回はChatGPTで提案書のたたき台を作る方法を解説します。
ChatGPTは提案書作成の下書きに最適
結論から言うと、提案書作成において最も時間がかかるのは「ゼロから考える作業」です。
例えば、
- どんな構成にするか
- どの順番で説明するか
- 何を伝えるべきか
を考える時間です。
一方でChatGPTは、
- 情報整理
- 構成案作成
- 文章の下書き
が得意です。
つまり、
「人間が考えるべき内容を整理する」
作業を肩代わりしてくれます。
TimeOpsではこれを
「AIに作業を任せ、人間は意思決定に集中する」
と考えています。
提案書だけでなく、営業活動全体を効率化したい人は、こちらの記事も参考になります。
ChatGPTで提案書を作る基本手順
STEP1：提案内容を箇条書きで整理する
まずは頭の中にある情報を箇条書きで入力します。
例
- 飲食店向け冷凍ラーメン自販機を提案したい
- 初期費用は不要
- 人手不足対策になる
- 24時間販売可能
- 導入店舗の事例を紹介したい
この段階では文章にする必要はありません。
メモレベルで十分です。
STEP2：提案書構成を作らせる
次にChatGPTへ依頼します。
プロンプト例
以下の内容をもとに提案書の構成を作成してください。
・飲食店向け冷凍ラーメン自販機
・初期費用不要
・人手不足対策
・24時間販売可能
・導入事例あり
営業提案書として作成してください。すると、
- 現状課題
- 解決策
- 導入メリット
- 導入事例
- 導入フロー
などの構成案が出力されます。
STEP3：各ページの内容を作らせる
構成ができたらページごとの文章を作成します。
プロンプト例
以下の構成の「導入メリット」ページの文章を作成してください。
ターゲット：飲食店オーナー
提案内容：冷凍ラーメン自販機これだけでもかなり完成度の高い下書きができます。
私は提案書だけでなく、メール作成や議事録作成にもChatGPTを活用しています。
ChatGPTを使うときのコツ
情報は細かく渡す
AIは入力情報が多いほど精度が上がります。
悪い例
提案書作って良い例
飲食店向け
冷凍ラーメン自販機
初期費用不要
人手不足対策
24時間販売可能
提案書を作成してください情報量が増えるほど実務で使える内容になります。
相手目線を指定する
提案書は誰に向けるかが重要です。
例えば、
- 経営者向け
- 店長向け
- 総務担当向け
- 人事担当向け
では刺さるポイントが違います。
プロンプト例
飲食店経営者向けに提案書を作成してください。
利益改善を重視した内容にしてください。これだけで提案内容の方向性が変わります。
出力後は必ず修正する
ChatGPTは便利ですが万能ではありません。
そのまま提出するのは避けましょう。
特に、
- 数字
- 導入実績
- 事例
- 商品情報
は必ず確認が必要です。
AIは下書き担当。
最終判断は人間が行う。
この役割分担が重要です。
実際に削減できる時間の目安
従来の提案書作成
- 構成作成：30分
- 文章作成：60分
- 情報整理：30分
合計：約2時間
ChatGPT活用後
- 情報入力：10分
- 構成作成：3分
- 下書き作成：7分
合計：約20分
もちろん案件によりますが、提案書作成時間を大幅に短縮できる可能性があります。
副業や複数案件を抱えている人ほど効果を実感しやすいでしょう。
ただ、資料作成は営業業務の一部に過ぎません。
会社員がAIで削減できる仕事については、こちらの記事でまとめています。
ChatGPTで提案書作成する際の注意点
機密情報は入力しない
顧客情報や契約情報などはそのまま入力しないようにしましょう。
会社の利用ルールも確認が必要です。
数字は必ず確認する
売上予測や市場データなどは誤っている場合があります。
必ず一次情報を確認してください。
デザインは別ツールを使う
ChatGPTは文章作成が得意です。
一方でスライドデザインは専門ではありません。
提案書を作る場合は、
- ChatGPTで構成作成
- プレゼン作成AIでスライド化
という流れがおすすめです。
まとめ
ChatGPTは提案書作成の「たたき台作り」に非常に優れています。
特にゼロから考える時間を削減できるため、仕事の生産性向上に直結します。
今回のポイント
- ChatGPTは提案書の下書き作成に最適
- 構成作成から文章作成まで対応可能
- 情報を細かく渡すほど精度が上がる
- 最終確認は必ず人間が行う
- 提案書作成時間を大幅に短縮できる
時間は最も貴重な資産です。
提案書作成に毎回何時間も使っているなら、まずは次回の案件でChatGPTに構成作成を依頼してみてください。
小さな時短の積み重ねが、副業や家族との時間を生み出す大きな一歩になります。
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